Fitur Pengelolaan Batch

1. Fungsi

Untuk industri barang konsumen yang bergerak cepat (FMCG) seperti makanan dan obat-obatan, produk memiliki sensitivitas waktu yang sangat jelas. Hal ini menuntut kecepatan perputaran stok serta akurasi pengiriman produk yang tinggi. Jika produk tidak dikirimkan dalam Masa Berlaku, penjual harus menanggung kerugian setelah produk kedaluwarsa.

Fitur Batch dapat mengatur Masa Berlaku produk berdasarkan Batch yang masuk. Melalui waktu inbound dan Masa Berlaku, sistem dapat menghitung Tanggal Kedaluwarsa produk secara otomatis dan mengontrolnya secara akurat. Selain itu, Anda dapat mengatur harga modal berdasarkan Batch. Dalam kondisi Batch yang berbeda, harga Modal Batch juga berbeda, sehingga pengaturan berdasarkan Batch memungkinkan perhitungan biaya secara presisi. Lebih lanjut, ketika terjadi masalah kualitas pada produk, Anda dapat melacak sumbernya melalui nomor Batch untuk menyelesaikan masalah dengan cepat.

Batch

Batch mengacu pada sekelompok produk yang disimpan pada waktu yang sama dan dalam kondisi yang sama. Sistem akan membuat nomor Batch unik untuk setiap entri stok agar dapat dengan mudah membedakan produk yang disimpan pada waktu berbeda. Setiap Batch biasanya berisi atribut kunci seperti tanggal inbound, tanggal produksi, Masa Berlaku, informasi supplier, dan jumlah. Dalam manajemen gudang, nomor Batch setara dengan "Kartu Identitas" untuk setiap produk, sehingga memungkinkan sistem untuk melacak asal-usul, waktu, dan status dari setiap Batch stok.

Masa Berlaku

Masa Berlaku mengacu pada pemantauan dan pengelolaan jangka waktu validitas produk untuk memastikan produk dijual dan digunakan dalam Masa Berlaku, serta menghindari munculnya produk yang kedaluwarsa. Manajemen Masa Berlaku di gudang berarti saat barang masuk (inbound), produk yang memiliki informasi masa berlaku perlu dicatat informasi Masa Berlaku-nya (yaitu tanggal produksi dan Tanggal Kedaluwarsa). Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa produk yang dikeluarkan saat pengambilan barang (picking) adalah produk yang masih dalam Masa Berlaku, bukan produk yang sudah kedaluwarsa.

Masa Berlaku

Masa Berlaku mengacu pada rentang waktu di mana barang dapat mempertahankan kualitas terbaiknya di bawah kondisi penyimpanan normal. Terhitung sejak tanggal produksi, barang dianggap "aman digunakan" selama periode ini dan mampu memenuhi standar kualitas yang tercantum pada label produk.

Peringatan Sebelum Kedaluwarsa

Peringatan Sebelum Kedaluwarsa mengacu pada rentang waktu ketika sistem memberikan peringatan lebih awal saat sisa hari Masa Berlaku barang sudah tidak mencukupi. Dengan mengatur jumlah hari Peringatan Sebelum Kedaluwarsa, tim manajemen rantai pasok (supply chain) dapat mengambil tindakan tepat waktu (seperti promosi, retur, penyesuaian penyimpanan, dll.) untuk semaksimal mungkin menghindari kerugian akibat barang kedaluwarsa.

2. Catatan

• Fitur Batch merupakan fitur VIP. Jika tidak dapat diaktifkan, silakan tingkatkan (upgrade) akun VIP Anda terlebih dahulu sebelum menggunakannya.

• Fitur Stok harus diaktifkan terlebih dahulu sebelum dapat digunakan. Setelah pengelolaan Batch diaktifkan, fitur Stok tidak dapat dimatikan.

Batch yang memiliki Tanggal Kedaluwarsa secara default menggunakan Prinsip First Expired First Out (FEFO). Jika tidak memiliki Tanggal Kedaluwarsa, maka akan menggunakan Prinsip First In First Out (FIFO).
 

3. Langkah - Langkah

Berikut adalah hasil terjemahan untuk bagian 3.1 - 3.3 ke dalam Bahasa Indonesia sesuai dengan aturan istilah yang telah ditentukan sebelumnya:

3.1. Mengaktifkan Pengelolaan Batch

Pengaturan > Pengaturan Stok > Pengelolaan Dalam Gudang > Klik Aktifkan Pengelolaan Batch

Setelah diaktifkan:

• Sistem mendukung pengelolaan stok dan statistik umur stok berdasarkan Batch inbound.

• SKU Produk yang memiliki Tanggal Kedaluwarsa akan mengikuti Prinsip First Expired First Out (FEFO), di mana stok dengan Masa Berlaku paling awal akan diprioritaskan untuk dialokasikan. SKU Produk tanpa Tanggal Kedaluwarsa akan mengikuti Prinsip First In First Out (FIFO), di mana alokasi stok dilakukan berdasarkan urutan waktu inbound.

• SKU Produk mendukung pengaktifan pengelolaan Masa Berlaku. Saat membuat Pesanan Pembelian (PO), inbound, atau penerimaan barang, tanggal produksi dan Tanggal Kedaluwarsa dari SKU Produk dapat dicatat.

• Setiap lokasi rak untuk masing-masing SKU dapat menambahkan maksimal 5 kelompok tanggal produksi/Tanggal Kedaluwarsa.

• PO Reguler maupun PO 1688 dengan Gudang Penerima = Gudang Pihak Ketiga (3PL) tidak mendukung penambahan banyak kelompok Masa Berlaku.

3.2. Wajib Mengisi Tanggal Kedaluwarsa

Anda dapat memilih apakah ingin mengaktifkan opsi Wajib Mengisi Tanggal Kedaluwarsa. Setelah diaktifkan, Tanggal Kedaluwarsa wajib diisi pada tahap [Buat Pesanan Pembelian], [Penerimaan Inbound], dan [Inbound].

Saat inbound, setiap lokasi rak untuk masing-masing SKU dapat menambahkan maksimal 5 kelompok tanggal produksi/Tanggal Kedaluwarsa. PO Reguler maupun PO 1688 dengan Gudang Penerima = Gudang Pihak Ketiga (3PL) tidak mendukung penambahan banyak kelompok Masa Berlaku:

• Pesanan Pembelian (PO): Tanggal Kedaluwarsa diisi saat Pesanan Pembelian dikirim/disubmit.

• Penerimaan Inbound: Tanggal Kedaluwarsa diisi saat penerimaan barang dari pembelian maupun transfer stok.

• Inbound: Tanggal Kedaluwarsa diisi pada inbound manual serta menu penambahan stok lainnya.

3.3. Mematikan Pengelolaan Batch

Setelah pengelolaan Batch dimatikan: Informasi seperti pengelolaan Masa Berlaku, Masa Berlaku, dan hari Peringatan Sebelum Kedaluwarsa tidak akan ditampilkan lagi. Data dan informasi yang telah diisi sebelumnya akan tetap disimpan, dan akan ditampilkan kembali jika fitur ini diaktifkan lagi.

 

4. Setelah mengaktifkan fitur Pengelolaan Batch, perubahan logika fitur dan tampilan halaman

4.1. Aktifkan Fitur Pengelolaan Batch di Halaman SKU Gudang

Setelah mengaktifkan pengelolaan Batch, Anda dapat mengaktifkan pengelolaan Masa Berlaku untuk SKU Gudang. Fitur ini cocok untuk industri seperti makanan, obat-obatan, kosmetik, dan sejenisnya. Setelah diaktifkan, Anda dapat mengelola tanggal produksi dan Tanggal Kedaluwarsa dari SKU Gudang.
 

Mendukung untuk Atur Masa Berlaku Secara Tunggal dan Secara Massal


① Atur Masa Berlaku Secara Tunggal
 

SKU Gudang > Edit/Tambah SKU Gudang > Aktifkan Pengelolaan Masa Berlaku > Atur Masa Berlaku dan Peringatan Sebelum Kedaluwarsa

Masa Berlaku dan Peringatan Sebelum Kedaluwarsa mendukung pengaturan dengan satuan "Hari/Bulan/Tahun".




Hari Peringatan Sebelum Kedaluwarsa: Fitur peringatan Masa Berlaku baru akan berfungsi setelah aturan terkait diaktifkan di Pusat Peringatan. Setelah mengisi jumlah hari peringatan, ketika sisa hari Masa Berlaku produk kurang dari jumlah hari ini, sistem akan secara otomatis mengirimkan pesan peringatan.


② Atur Masa Berlaku Secara Massal

Centang SKU Gudang > Operasi Massal > Pengaturan Pengelolaan Masa Berlaku > Isi Masa Berlaku/Peringatan Sebelum Kedaluwarsa



 

4.2 Pembelian, Penerimaan Barang, Inbound

Setelah mengaktifkan pengelolaan Batch, pada saat submit/pengiriman Pesanan Pembelian (PO), penerimaan barang dari pembelian/transfer stok, inbound manual, serta menu penambahan stok lainnya, Anda perlu mengisi tanggal produksi, Masa Berlaku, dan Tanggal Kedaluwarsa dari SKU Gudang.

• Tanggal Produksi: Jika Masa Berlaku dari SKU Gudang telah diatur, Anda cukup mengisi salah satu dari tanggal produksi atau Tanggal Kedaluwarsa; sistem akan secara otomatis menghitung yang lainnya berdasarkan jumlah hari Masa Berlaku. Tanggal produksi tidak boleh lebih lambat dari hari ini, dan Tanggal Kedaluwarsa tidak boleh lebih awal dari hari ini.

• Masa Berlaku: Masa Berlaku yang diatur pada halaman SKU Gudang.

• Tanggal Kedaluwarsa: Jika fitur Wajib Mengisi Tanggal Kedaluwarsa telah diaktifkan, maka SKU Gudang yang telah mengaktifkan pengelolaan Masa Berlaku wajib mengisi Tanggal Kedaluwarsa.

• Setiap lokasi rak untuk masing-masing SKU dapat menambahkan maksimal 5 kelompok tanggal produksi/Tanggal Kedaluwarsa. PO Reguler maupun PO 1688 dengan Gudang Penerima = Gudang Pihak Ketiga (3PL) tidak mendukung penambahan banyak kelompok Masa Berlaku.
  
   

4.3 Stok Batch

Setelah mengaktifkan Batch, akan ditambahkan Stok Batch serta Stok Batch Lokasi Rak:

• Stok Seluruh Gudang (Total Warehouse Stock): Yaitu total jumlah stok dari suatu SKU yang ada di dalam gudang.

• Stok Lokasi Rak (Location Grid Stock): Yaitu total jumlah stok dari suatu SKU yang ada pada lokasi rak tertentu.

• Stok Batch: Yaitu jumlah total Batch yang dimiliki oleh suatu SKU, serta jumlah stok pada masing-masing Batch (memerlukan pengaktifan fitur Batch).

• Stok Batch Lokasi Rak: Yaitu jumlah stok dari masing-masing Batch pada suatu SKU di lokasi rak tertentu (memerlukan pengaktifan fitur Batch dan Manajemen Stok Belum Putaway).

• Operasi inbound yang sama, SKU yang sama, tanggal produksi yang sama, serta Tanggal Kedaluwarsa yang sama akan menghasilkan Batch yang sama. Jika ada salah satu kondisi yang berbeda, maka akan menghasilkan Batch yang berbeda.

• Dalam satu kali operasi inbound yang sama, jika Stok Batch yang sama terhubung dengan beberapa lokasi rak, maka sistem hanya akan menghasilkan satu Batch. Namun, pada Stok Batch akan terbentuk beberapa baris data: Lokasi Rak + Nomor Batch yang sama. Begitu pula pada riwayat pembaruan Stok Batch, akan dibuat beberapa baris data secara serupa.
   

Fungsi Utama:

1. Outbound Massal dari Stok Batch yang Ada

2. Penyesuaian Stok Batch

3. Pembaruan Modal Batch
    

Dapat memfilter SKU Gudang berdasarkan status Masa Berlaku:

• Normal: Sisa hari hingga kedaluwarsa ≥ Hari Peringatan Sebelum Kedaluwarsa

• Peringatan Sebelum Kedaluwarsa: 0 ≤ Sisa hari hingga kedaluwarsa < Hari Peringatan Sebelum Kedaluwarsa

• Kedaluwarsa: Sisa hari hingga kedaluwarsa < 0

Memperbarui Modal Batch:


 

Setelah mengaktifkan Rincian Harga Modal SKU, Anda perlu memilih item biaya spesifik yang akan diperbarui. Jika tidak diaktifkan, Anda dapat langsung memasukkan nominal pembaruan Modal Batch.



 

Impor untuk Memperbarui Modal Batch:




Pengaturan Hak Akses:

Agar Sub-Akun dapat melihat/mengedit Modal Batch, Akun Utama perlu mengatur hak akses pada menu Peran (Role) > Stok > Stok Batch > Lihat/Edit Modal Batch.

 

4.4 Laporan Usia Stok

Fungsi: Setelah Fitur Pengelolaan Batch diaktifkan, halaman Laporan Usia Stok dapat digunakan untuk melihat distribusi usia stok setiap SKU di gudang.
 

Catatan:

• Data unik ditentukan berdasarkan SKU + Gudang.

• Pada hari Pengelolaan Batch diaktifkan, usia stok seluruh data diinisialisasi menjadi 0.

• Sistem akan memperbarui data usia stok setiap hari pukul 00:00 berdasarkan zona waktu daerah saat ini, menghitung usia stok terbaru hingga pukul 00:00.

• Rentang usia stok dapat dikustomisasi, nilai awal bawaan sistem adalah: 0–30, 31–60, 61–90, dan lebih dari 90 hari.

• Jika Pengelolaan Batch tidak diaktifkan, menu “Laporan Usia Stok” tidak akan ditampilkan. Setelah Pengelolaan Batch diaktifkan:

• Laporan Usia Stok ditampilkan sebagai menu default pada akun BigSeller.

• Penampilan menu masih dikontrol berdasarkan hak akses (jika memiliki hak akses maka ditampilkan, jika tidak maka disembunyikan).

Sumber data: Setelah Pengelolaan Batch diaktifkan dan Stok Batch mulai ditampilkan, sistem menghitung distribusi stok setiap SKU per gudang pada masing-masing rentang usia stok.

Urutan daftar:
Secara default diurutkan berdasarkan Nomor SKU secara ascending, jika nomor SKU sama maka diurutkan berdasarkan nama gudang secara ascending.

Inisialisasi Stok Batch:
Pada hari Pengelolaan Batch diaktifkan, usia stok batch untuk seluruh SKU pada semua gudang adalah 0, dan dihitung dalam rentang usia stok 0.

4.5 Riwayat Perbarui Stok Batch

Setelah mengaktifkan pengelolaan Batch, halaman Riwayat Perbarui Stok Batch akan menyediakan ringkasan detail pergerakan stok di tingkat Batch. Anda dapat melacak perubahan stok pada setiap Batch, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi penyebab penambahan atau pengurangan stok.

Catatan: Halaman ini menampilkan data berdasarkan Batch, bukan berdasarkan SKU Produk. Jika satu SKU Produk memiliki beberapa perubahan pada Batch yang berbeda, halaman akan menampilkan catatan terpisah untuk masing-masing Batch.

4.6. Penghitungan Stok

• Berkurang: Mengurangi jumlah stok yang Berkurang berdasarkan waktu pembuatan Batch di lokasi rak, diurutkan dari yang paling awal ke yang paling akhir.

• Bertambah: Jumlah stok yang Bertambah akan ditambahkan ke Batch terbaru pada lokasi rak tersebut. Jika saat ini tidak ada Stok Batch untuk SKU tersebut di lokasi rak tersebut, maka akan dibuatkan Batch baru.
   

4.7. Penguncian dan Pengembalian Stok Pesanan

Penguncian Stok Pesanan: Batch yang memiliki Tanggal Kedaluwarsa secara default mengikuti Prinsip First Expired First Out (FEFO). Jika tidak memiliki Tanggal Kedaluwarsa, maka akan mengikuti Prinsip First In First Out (FIFO).

• Di dalam lokasi rak (picking grid) yang sama, penguncian dilakukan berdasarkan urutan Tanggal Kedaluwarsa secara ascending (dari yang paling awal hingga paling akhir);

• Jika Tanggal Kedaluwarsa sama / tidak memiliki Tanggal Kedaluwarsa, maka penguncian dilakukan berdasarkan urutan waktu inbound Batch secara ascending;

• Jika waktu inbound Batch sama, maka penguncian dilakukan berdasarkan urutan nomor Batch secara ascending.

Pengembalian Stok Ke Gudang: Saat stok dikembalikan ke gudang, jika Batch asli masih ada, stok akan dipulihkan ke Batch asli tersebut. Jika Batch asli sudah tidak ada, sistem akan membuat Batch baru untuk dimasukkan ke gudang. Harga inbound untuk Batch baru ini akan mengambil Modal Batch dari Batch terbaru milik SKU Produk tersebut di gudang; jika tidak ada, maka akan mengambil Modal Rata-Rata Bobot yang Dipindahkan terbaru milik SKU Produk di gudang sebagai harga inbound.

• Skenario Terkait: Inbound Retur, Pengembalian Pesanan Dibatalkan, Pesanan Transfer Stok - Pembatalan Pesanan Transfer, Pesanan Transfer Stok - Penghentian Pesanan Transfer, serta Pesanan Purna Jual Manual - Tipe Retur & Pengembalian Dana.
   

4.8. Pengambilan Nilai Biaya (Modal) & Pengaturan Keuntungan

• Modal Rata-Rata Bobot yang Dipindahkan: Perhitungan estimasi keuntungan menggunakan harga modal stok di gudang pengiriman pesanan. Perhitungan laporan keuntungan menggunakan harga inbound/outbound pada saat produk keluar dari gudang.

• Modal Batch: Mengambil Modal Batch berdasarkan Batch yang [paling awal kedaluwarsa / paling awal inbound]. Jika tidak ada, maka akan mengambil harga referensi dari SKU.

• Modal BatchGunakan Modal Referensi SKU Gudang: Harga modal referensi SKU Produk yang diatur pada halaman SKU Produk.

• Estimasi Keuntungan Saat Stok Habis: Jika stok pesanan belum terkunci ke suatu Batch, maka nilai Modal Batch tidak dapat diambil, dan sistem akan mengambil nilai berdasarkan harga modal referensi.