3. Thao tác thanh toán đơn hàng
Khi tạo Đơn hàng Thủ công hoặc Đơn hàng Messenger, bạn cần nhập thông tin thanh toán của khách hàng. Hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền đã nhận, số tiền công nợ và ngày đáo hạn dựa trên thông tin nhập vào.
Phương thức thanh toán:
Sau khi đơn hàng được tạo, bạn có thể xem thông tin công nợ và trạng thái thanh toán cho đơn hàng trong mục Đối soát khách hàng.
4. Hướng dẫn thao tác trên trang Đối soát khách hàng
Truy cập trang: Vào Mô-đun Báo cáo > Báo cáo kế toán > Đối soát khách hàng hoặc Mô-đun Marketing > Quản lý khách hàng > Đối soát khách hàng để xem tất cả thông tin chi tiết về công nợ và thông tin đối soát của khách hàng.
Trang Đối soát khách hàng chủ yếu được sử dụng để xem dữ liệu công nợ của khách hàng và thực hiện các hoạt động như Thu tiền và đối soát.
4.1. Tổng quan dữ liệu
① Công nợ khách hàng: Số lượng khách hàng có tổng số tiền bán chịu tích lũy lớn hơn 0 theo điều kiện lọc. Khi thay đổi điều kiện lọc, dữ liệu thống kê cũng sẽ thay đổi.
② Lũy kế công nợ: Tổng số tiền công nợ lũy kế của tất cả khách hàng. Số tiền phải thu/phải trả tích lũy của mỗi khách hàng.
③ Khách hàng đáo hạn: Số lượng khách hàng có tổng số tiền chưa thanh toán > 0 đối với các đơn hàng đã đến kỳ hạn thanh toán.
④ Số tiền đã đến hạn: Tổng số tiền chưa quyết toán của các đơn hàng đã đến kỳ hạn thanh toán của khách hàng trong điều kiện lọc. Số tiền chưa đến hạn sẽ không được tính vào đây.
4.2. Lọc và Tìm kiếm
Bạn có thể lọc khách hàng theo nhiều tiêu chí để nhanh chóng tìm thấy mục tiêu của mình: Theo Cấp độ Khách hàng: Xem thông tin công nợ cho một cấp độ khách hàng cụ thể.
1. Lọc theo cấp độ khách hàng:
Dựa vào cấp độ của khách hàng để lọc ra những người dùng thuộc cấp độ tương ứng.
2. Lọc theo tất cả hạn mức:
-
Tất cả hạn mức: Hiển thị tất cả khách hàng, bao gồm cả khách có và không có số tiền ghi nợ.
-
Có số tiền công nợ: Chỉ hiển thị các khách hàng hiện đang có số tiền ghi nợ.
-
Không có số tiền công nợ: Chỉ hiển thị các khách hàng không có khoản ghi nợ nào.
3. Lọc theo tất cả kỳ hạn:
-
Tất cả kỳ hạn: Hiển thị toàn bộ khách hàng, bao gồm cả những người đã đến kỳ hạn và chưa đến kỳ hạn thanh toán.
-
Đã đến kỳ hạn: Hiển thị các khách hàng có kỳ hạn đã đến.
-
Chưa đến kỳ hạn: Hiển thị các khách hàng có kỳ hạn thanh toán chưa đến.
Lưu ý:
Sau khi thiết lập kỳ hạn thanh toán (tính bằng ngày), hệ thống sẽ tính toán ngày đến hạn bắt đầu từ ngày tạo đơn hàng. Hệ thống sẽ theo dõi và hiển thị số tiền đến hạn vào ngày đó để hỗ trợ việc thu tiền. Ví dụ: nếu đơn hàng được tạo vào ngày 1 và kỳ hạn thanh toán là 1 ngày, thì ngày đến hạn sẽ là ngày 2. Nếu kỳ hạn thanh toán bị bỏ trống, điều đó có nghĩa là không có ngày đến hạn cố định. Các thay đổi trong cài đặt này sẽ chỉ áp dụng cho các đơn hàng mới được tạo sau đó.
4.3. Thao tác Đối soát
Tại trang Đối soát khách hàng, nhấp vào nút Đối soát ở cột thao tác bên phải để vào trang Chi tiết đối soát khách hàng.
Tại đây, bạn có thể xem theo thời gian thực các thông tin như tổng số tiền công nợ lũy kế, số dư tài khoản, biến động ghi nợ, lịch sử thu tiền và chi tiết các khoản mục kế toán.
Khi thực hiện các thao tác như thiết lập công nợ đầu kỳ, nhập phiếu thu, tạo đơn hàng hoặc hủy đơn hàng, hệ thống sẽ tự động tạo bản ghi kế toán tương ứng cho mọi thay đổi liên quan đến công nợ, giúp thuận tiện cho việc đối soát và theo dõi.
Bước 1: Chọn khách hàng > Nhấp vào Đối soát
Trên trang Đối soát, bạn có thể xem tổng số tiền lũy kế công nợ, tình trạng số dư tài khoản, cũng như biến động công nợ, lịch sử thu tiền và chi tiết các khoản mục kế toán.
Bao gồm các loại chứng từ sau:
1. Đơn hàng: Bao gồm đơn hàng thủ công/đơn hàng messenger được tạo, tùy thuộc vào kênh công nợ được kích hoạt.
2. Phiếu thu tiền: Tự động tạo sau khi thực hiện thu tiền.
3. Công nợ đầu kỳ: Tự động tạo khi kích hoạt công nợ và có số tiền công nợ đầu kỳ.
4. Số dư đầu kỳ: Tự động tạo khi kích hoạt công nợ và có số dư khách hàng đầu kỳ.
5. Hủy đơn hàng: Sau khi hủy đơn hàng thành công, hệ thống sẽ tự động tạo, số tiền đã quyết toán trong đơn sẽ tự động được chuyển vào số dư, còn số tiền chưa thanh toán sẽ tự động được khấu trừ vào công nợ.
6. Đơn hoàn tiền: Được tạo tự động sau khi tạo đơn hậu mãi thủ công và xác nhận hoàn tiền
4.4. Thao tác Thu tiền
Bước 1: Tại trang Đối chiếu công nợ của khách hàng, nhấp vào nút Thu tiền ở cột bên phải để vào trang Thu tiền và tạo phiếu thu.
Bước 2: Xác nhận Thông tin Khách hàng, phần trên cùng của trang sẽ hiển thị tên khách hàng, cấp độ, mã khách hàng và các chi tiết khác để bạn xác nhận thông tin.
Nhấp vào Chi tiết để xác nhận thông tin khách hàng — bao gồm tên khách hàng, cấp độ, mã khách hàng, v.v.
Có thể lọc và xem các đơn hàng cần được thanh toán.
Bước 3: Xem và Lọc Đơn hàng, Phần dưới của trang hiển thị tất cả các đơn hàng và số tiền còn nợ của khách hàng. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để xem các đơn hàng cần được thanh toán.
| Trường |
Ý nghĩa |
| Giá trị Đơn hàng |
Tổng giá trị của đơn hàng hiện tại. Chỉ hiển thị các đơn hàng chưa thanh toán hoặc đã thanh toán một phần |
| Trạng thái quyết toán Đơn hàng |
Trạng thái thanh toán của đơn hàng: Chưa thanh toán, hoặc Đã thanh toán một phần |
| Đã quyết toán |
Số tiền đã được quyết toán và đối soát trong đơn hàng. |
| Chưa quyết toán |
Số tiền còn lại chưa được thanh toán trong đơn hàng hiện tại. |
| Ngày đến hạn thanh toán |
Ngày mà khách hàng phải thanh toán số dư còn lại. Hệ thống sẽ tự động tính toán ngày này dựa trên kỳ hạn thanh toán đã thiết lập (N ngày sau ngày đặt đơn hàng). |
Bước 4: Lựa chọn Phạm vi quyết toán
-
Nếu bạn chọn Tất cả Đơn hàng, hệ thống sẽ tự động quyết toán bắt đầu từ đơn hàng có ngày tạo sớm nhất.
-
Nếu bạn chọn Đơn hàng Đã chọn, hệ thống sẽ chỉ quyết toán những đơn hàng đã được đánh dấu chọn.
Bước 5: Nhập Thông tin Thanh toán
-
Nhập Số tiền đã thu cho giao dịch này (bắt buộc).
-
Nếu cần, nhấp vào Tải lên chứng từ thanh toán để thêm ảnh chụp màn hình chuyển khoản hoặc hóa đơn/biên lai.
Bước 6: Hoàn tất Thanh toán, nhấp vào nút Xác nhận Thanh toán ở phía dưới, hệ thống sẽ tự động tạo biên lai thanh toán và cập nhật thông tin đối soát của khách hàng
Lưu ý: Hoàn tiền Hậu mãi ảnh hưởng đến Công nợ Khách hàng như thế nào？
Nếu khách hàng có số dư công nợ chưa thanh toán, bất kỳ khoản hoàn tiền hậu mãi nào sẽ được ưu tiên sử dụng để cấn trừ vào số tiền công nợ chưa thanh toán đó của khách hàng.
Sau khi số tiền công nợ chưa thanh toán được cấn trừ hoàn toàn, bất kỳ số tiền hoàn lại còn lại nào có thể được hoàn trả lại cho khách hàng hoặc thêm vào số dư tài khoản của họ.
Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo: Giới thiệu về Đơn hàng Hậu mãi Thủ công (Nhập Thủ công Đơn hàng Hậu mãi).
Logic Tính toán Cấn trừ Công nợ
Khi xử lý đơn hậu mãi thủ công, nếu đơn gốc là đơn offline và người nhận hàng có trong Danh sách khách hàng, thì khi xử lý đơn hoàn tiền, hệ thống hỗ trợ cấn trừ công nợ của khách hàng hoặc chuyển tiền hoàn vào số dư khách hàng.
Phương thức hoàn tiền
1. Chuyển khoản ngân hàng
2. Hoàn vào Số dư khách hàng
Chỉ hỗ trợ đơn gốc là đơn offline và người nhận hàng nằm trong Danh sách khách hàng.
a. Cấn trừ công nợ
b. Chuyển vào Số dư khách hàng
3) Đối soát (khi một đơn hoàn tiền được tạo)
|
Trường Đối soát
|
Công thức
|
|
Khoản phải thu
|
= Số tiền Hoàn lại (số âm)
|
|
Số tiền nhận thực tế
|
= Số tiền Hoàn lại − Tổng cấn trừ lũy kế (số âm)
|
|
Biến động Công nợ
|
= Số tiền Cấn trừ Công nợ (số âm)
|
|
Thay đổi Số dư
|
(Chỉ áp dụng nếu sử dụng phương thức "Số dư Khách hàng")
|
|
Hoàn vào Tài khoản Ngân hàng
|
→ Không thay đổi số dư
|
|
Hoàn vào Số dư Khách hàng
|
→ Có thay đổi số dư (số dương)
|
