Tính năng Đối soát công nợ khách hàng được thiết kế đặc biệt cho các kịch bản bán chịu/bán sỉ/phân phối, nơi khách hàng có thể thanh toán một phần trước và thanh toán số tiền còn lại trong kỳ hạn đã thỏa thuận. Tính năng này hỗ trợ sử dụng trong Đơn hàng Thủ công và Đơn hàng Messenger
1. Tác dụng
Tính năng Đối soát công nợ khách hàng giúp người bán:
-
Linh hoạt quản lý: Thiết lập Kỳ đối soát và Hạn mức bán chịu riêng cho từng khách hàng, quản lý chu kỳ thanh toán linh hoạt.
-
Tự động tính toán: Hệ thống tự động tính toán Số tiền thực thu và Số tiền bán chịu (nợ), giảm thiểu sai sót do tính toán thủ công.
-
Truy xuất dữ liệu: Truy hồi mọi chi tiết đối soát của các đơn hàng lịch sử, đảm bảo dữ liệu kỳ hạn được đồng bộ hóa theo thời gian thực và dễ dàng truy vết.
-
Kịp thời thu hồi: Thống kê và hiển thị riêng các đơn hàng đã đến kỳ hạn, hỗ trợ nhắc nhở thu hồi công nợ kịp thời, giảm thiểu rủi ro chậm trễ và thất thoát.
⚠️ Lưu ý quan trọng
- BigSeller tạm thời không hỗ trợ sử dụng tính năng Đối soát công nợ khi nhập đơn hàng thủ công hàng loạt.
- Tính năng đối soát công nợ chưa hỗ trợ cho Đơn hàng POS.
- Hệ thống tạm thời không hỗ trợ khôi phục hạn mức công nợ sau khi hoàn tiền hậu mãi và ghi nhận dữ liệu đối soát.
- Đơn hàng Messenger chỉ được tính vào kỳ đối soát sau khi đã được duyệt thành công.
- Tính năng này không có trong phiên bản miễn phí và chỉ có thể sử dụng trong phiên bản trả phí.
- Đối với phiên bản trả phí, nếu tài khoản phụ không có quyền truy cập vào【Đối soát khách hàng】 và 【Đối soát khách hàng (Thu tiền)】 thì không thể sử dụng tính năng này.
2. Cách thiết lập tính năng Đối soát Công nợ khách hàng
Bạn có hai phương pháp để thiết lập tính năng công nợ cho khách hàng:
Phương pháp 1: Thiết lập trong khi tạo Đơn hàng Offline
Khi bạn đang tạo Đơn hàng Thủ công hoặc Đơn hàng Messenger, bạn có thể bật và cấu hình tính năng công nợ khi thêm mới hoặc chỉnh sửa thông tin khách hàng.
Phương pháp 2: Thiết lập trong Danh sách Khách hàng
-
Truy cập vào Danh sách Khách hàng
-
Khi thêm khách hàng mới hoặc chỉnh sửa khách hàng hiện có, hãy bật tùy chọn Cho phép ghi nợ
Khi cho phép công nợ, bạn có thể cấu hình các thông số sau:
-
Kỳ hạn thanh toán (ngày): Sau khi thiết lập kỳ hạn thanh toán (tính bằng ngày), hệ thống sẽ tính toán ngày đến hạn bắt đầu từ ngày tạo đơn hàng. Hệ thống sẽ theo dõi và hiển thị số tiền đến hạn vào ngày đó để hỗ trợ việc thu tiền. Ví dụ: nếu đơn hàng được tạo vào ngày 1 và kỳ hạn thanh toán là 1 ngày, thì ngày đến hạn sẽ là ngày 2. Nếu kỳ hạn thanh toán bị bỏ trống, điều đó có nghĩa là không có ngày đến hạn cố định. Các thay đổi trong cài đặt này sẽ chỉ áp dụng cho các đơn hàng mới được tạo sau đó.
-
Hạn mức công nợ tối đa: Sau khi thiết lập, hệ thống sẽ kiểm tra khi tạo Đơn hàng thủ công, Đơn hàng messenger. Nếu vượt quá hạn mức sẽ có thông báo; nếu để trống nghĩa là không giới hạn hạn mức
-
Số dư khách hàng đầu kỳ: Số dư công nợ chưa thanh toán ban đầu của khách hàng (số tiền khách hàng đang nợ).
-
Số tiền công nợ đầu kỳ: Số dư khả dụng ban đầu của khách hàng (số tiền khách hàng đã thanh toán trước/có sẵn trong tài khoản).
3. Thao tác thanh toán đơn hàng
Khi tạo Đơn hàng Thủ công hoặc Đơn hàng Messenger, bạn cần nhập thông tin thanh toán của khách hàng. Hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền đã nhận, số tiền công nợ và ngày đáo hạn dựa trên thông tin nhập vào.
Phương thức thanh toán:
Sau khi đơn hàng được tạo, bạn có thể xem thông tin công nợ và trạng thái thanh toán cho đơn hàng trong mục Đối soát khách hàng.
4. Hướng dẫn thao tác trên trang Đối soát khách hàng
Truy cập trang: Vào Mô-đun Báo cáo > Báo cáo kế toán > Đối soát khách hàng hoặc Mô-đun Marketing > Quản lý khách hàng > Đối soát khách hàng để xem tất cả thông tin chi tiết về công nợ và thông tin đối soát của khách hàng.
Trang Đối soát khách hàng chủ yếu được sử dụng để xem dữ liệu công nợ của khách hàng và thực hiện các hoạt động như Thu tiền và đối soát.
4.1. Tổng quan dữ liệu
① Công nợ khách hàng: Số lượng khách hàng có tổng số tiền bán chịu tích lũy lớn hơn 0 theo điều kiện lọc. Khi thay đổi điều kiện lọc, dữ liệu thống kê cũng sẽ thay đổi.
② Lũy kế công nợ: Tổng số tiền công nợ lũy kế của tất cả khách hàng. Số tiền phải thu/phải trả tích lũy của mỗi khách hàng.
③ Khách hàng đáo hạn: Số lượng khách hàng có tổng số tiền chưa thanh toán > 0 đối với các đơn hàng đã đến kỳ hạn thanh toán.
④ Số tiền đã đến hạn: Tổng số tiền chưa quyết toán của các đơn hàng đã đến kỳ hạn thanh toán của khách hàng trong điều kiện lọc. Số tiền chưa đến hạn sẽ không được tính vào đây.
4.2. Lọc và Tìm kiếm
Bạn có thể lọc khách hàng theo nhiều tiêu chí để nhanh chóng tìm thấy mục tiêu của mình: Theo Cấp độ Khách hàng: Xem thông tin công nợ cho một cấp độ khách hàng cụ thể.
1. Lọc theo cấp độ khách hàng:
Dựa vào cấp độ của khách hàng để lọc ra những người dùng thuộc cấp độ tương ứng.
2. Lọc theo tất cả hạn mức:
-
Tất cả hạn mức: Hiển thị tất cả khách hàng, bao gồm cả khách có và không có số tiền ghi nợ.
-
Có số tiền công nợ: Chỉ hiển thị các khách hàng hiện đang có số tiền ghi nợ.
-
Không có số tiền công nợ: Chỉ hiển thị các khách hàng không có khoản ghi nợ nào.
3. Lọc theo tất cả kỳ hạn:
-
Tất cả kỳ hạn: Hiển thị toàn bộ khách hàng, bao gồm cả những người đã đến kỳ hạn và chưa đến kỳ hạn thanh toán.
-
Đã đến kỳ hạn: Hiển thị các khách hàng có kỳ hạn đã đến.
-
Chưa đến kỳ hạn: Hiển thị các khách hàng có kỳ hạn thanh toán chưa đến.
Lưu ý:
Sau khi thiết lập kỳ hạn thanh toán (tính bằng ngày), hệ thống sẽ tính toán ngày đến hạn bắt đầu từ ngày tạo đơn hàng. Hệ thống sẽ theo dõi và hiển thị số tiền đến hạn vào ngày đó để hỗ trợ việc thu tiền. Ví dụ: nếu đơn hàng được tạo vào ngày 1 và kỳ hạn thanh toán là 1 ngày, thì ngày đến hạn sẽ là ngày 2. Nếu kỳ hạn thanh toán bị bỏ trống, điều đó có nghĩa là không có ngày đến hạn cố định. Các thay đổi trong cài đặt này sẽ chỉ áp dụng cho các đơn hàng mới được tạo sau đó.
4.3. Thao tác Đối soát
Tại trang Đối soát khách hàng, nhấp vào nút Đối soát ở cột thao tác bên phải để vào trang Chi tiết đối soát khách hàng.
Tại đây, bạn có thể xem theo thời gian thực các thông tin như tổng số tiền công nợ lũy kế, số dư tài khoản, biến động ghi nợ, lịch sử thu tiền và chi tiết các khoản mục kế toán.
Khi thực hiện các thao tác như thiết lập công nợ đầu kỳ, nhập phiếu thu, tạo đơn hàng hoặc hủy đơn hàng, hệ thống sẽ tự động tạo bản ghi kế toán tương ứng cho mọi thay đổi liên quan đến công nợ, giúp thuận tiện cho việc đối soát và theo dõi.
Bước 1: Chọn khách hàng > Nhấp vào Đối soát
Trên trang Đối soát, bạn có thể xem tổng số tiền lũy kế công nợ, tình trạng số dư tài khoản, cũng như biến động công nợ, lịch sử thu tiền và chi tiết các khoản mục kế toán.
Bao gồm các loại chứng từ sau:
-
Đơn hàng: Bao gồm các đơn được tạo thủ công hoặc qua trò chuyện, tùy theo kênh ghi nợ đã được kích hoạt.
-
Phiếu thu tiền: Được hệ thống tự động tạo sau khi thực hiện thu tiền.
-
Công nợ đầu kỳ: Khi kích hoạt tính năng ghi nợ và có số tiền ghi nợ đầu kỳ, hệ thống sẽ tự động tạo chứng từ này.
-
Số dư đầu kỳ: Khi kích hoạt tính năng ghi nợ và có số dư tài khoản khách hàng từ đầu kỳ, hệ thống sẽ tự động tạo chứng từ này.
-
Sau khi hủy đơn hàng thành công, hệ thống sẽ tự động tạo bản ghi, số tiền đã được thanh toán trong đơn hàng đó sẽ tự động chuyển vào số dư tài khoản.
4.4. Thao tác Thu tiền
Bước 1: Tại trang Đối chiếu công nợ của khách hàng, nhấp vào nút Thu tiền ở cột bên phải để vào trang Thu tiền và tạo phiếu thu.
Nhấp vào Chi tiết để xác nhận thông tin khách hàng — bao gồm tên khách hàng, cấp độ, mã khách hàng, v.v.
Có thể lọc và xem các đơn hàng cần được thanh toán.
