Giới thiệu về tính năng Chuẩn bị hàng tự động

I. Giới thiệu

Sau khi thiết lập quy tắc, hệ thống sẽ tự động thực hiện chuẩn bị hàng cho các đơn hàng đáp ứng điều kiện, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng hạn.

• Nhiều quy tắc linh hoạt: Hỗ trợ thiết lập nhiều điều kiện xử lý khác nhau để đáp ứng đa dạng nhu cầu vận hành.
• Tự động xử lý đơn theo thời gian thực: Đơn hàng mới sẽ được hệ thống theo dõi và xử lý tự động ngay khi đáp ứng điều kiện.
• Hạn chế đơn hàng quá hạn: Giúp giảm nguy cơ đơn bị người mua hoặc sàn TMĐT hủy do chậm xử lý.

 

II. Quy trình thao tác

Truy cập vào Cài đặt > Cài đặt đơn hàng > Chuẩn bị hàng tự động, sau đó nhấn nút [Tạo quy tắc] để bắt đầu thiết lập.

Bước 1: Thiết lập Phạm vi áp dụng

Sau khi nhập Tên quy tắc, tiếp theo bạn cần phải thiết lập phạm vi áp dụng của quy tắc này.
① Gian hàng:
Bạn có thể chọn Áp dụng cho tất cả gian hàng hoặc Chỉ áp dụng cho một số gian hàng. BigSeller khuyến nghị nên chọn “Áp dụng cho tất cả gian hàng”, vì khi có gian hàng mới kết nối, hệ thống sẽ tự động thêm vào quy tắc, không cần thao tác thủ công nữa.

② Vận chuyển:
Bạn cũng có thể chọn Áp dụng cho tất cả đơn vị vận chuyển hoặc Chỉ áp dụng cho một số đơn vị vận chuyển nhất định.

③ Kho giao hàng:
Bạn chọn kho giao hàng của đơn hàng, có thể chọn một kho hoặc nhiều kho cùng lúc.

④ Loại kiện hàng:
Bạn có thể chọn SKU đơn lẻ ( số lượng 1), SKU đơn lẻ ( số lượng nhiều), Trộn nhiều SKU hoặc chọn tất cả các loại kiện hàng.

⑤ SKU trong đơn hàng:

• Đơn hàng có chứa bất kỳ sản phẩm nào: Bạn có thể chỉ định những SKU cụ thể được áp dụng quy tắc này.
• Số lượng hàng hóa trong đơn hàng: Bạn có thể thiết lập tổng số lượng sản phẩm trong đơn hàng lớn hơn hoặc nhỏ hơn một giá trị nhất định.

Bước 2: Thiết lập quy tắc vận hành

① Ngày vận hành:
Bạn có thể chọn những ngày muốn hệ thống tự động thực hiện quy tắc, ví dụ: Thứ Hai và Thứ Sáu.

② Giờ vận hành:
Tại đây có thể cài tối đa 3 khung giờ khác nhau. Ví dụ: 12:30 đến 14:30 — khoảng thời gian nghỉ trưa, khi bạn không kịp chuẩn bị đơn hàng thủ công.

③ Tần suất vận hành:
Hiện tại hệ thống hỗ trợ nhanh nhất là tự động chuẩn bị hàng mỗi 1 phút. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn: 5 phút, 10 phút, 15 phút, 20 phút hoặc 30 phút.

④ Loại trừ ngày:
Nếu có ngày nào bạn không muốn hệ thống tự động chuẩn bị đơn hàng, chỉ cần thêm ngày đó vào đây.

⑤ Đặc biệt, bạn có thể bật tùy chọn: “Trong vòng 24 giờ trước khi hết hạn, các ngày bị loại trừ và thời gian hết hạn đặt trước được thiết lập trong cài đặt bộ lọc của quy tắc hiện tại sẽ bị bỏ qua và đơn hàng sẽ được tự động chuẩn bị hàng để giao hàng.” Tính năng này giúp đảm bảo đơn hàng không bị trễ hạn xử lý.

Bước 3: Thiết lập thời gian lấy hàng cho đơn hàng Shopee

Đối với đơn lấy hàng Shopee, khi chuẩn bị hàng thường cần chọn thời gian shipper đến lấy hàng. Tại đây, bạn có thể cài đặt cách hệ thống tự động chọn thời gian lấy hàng.

• Không tự động chọn thời gian lấy hàng: Nếu chọn mục này, các đơn hàng trên nền tảng Shopee chưa cài đặt thời gian lấy hàng sẽ chuẩn bị hàng thất bại.
• Mặc định chọn thời gian lấy hàng sớm nhất: Hệ thống sẽ tự động chọn khung giờ lấy hàng sớm nhất mà nền tảng Shopee cung cấp.
• Mặc định chọn thời gian lấy hàng muộn nhất: Hệ thống sẽ tự động chọn khung giờ lấy hàng muộn nhất mà nền tảng Shopee cung cấp.

Bước 4: Cài đặt bộ lọc

Ở phần này, bạn có thể thêm các điều kiện đặc biệt để hệ thống xử lý đơn hàng chính xác hơn.

① Bạn có thể cài đặt nếu thời gian thanh toán hoặc thời gian đặt đơn chưa vượt quá một số giờ nhất định thì sẽ không tự động chuẩn bị hàng. Ví dụ: đơn mới thanh toán chưa tới 0,5 giờ thì tạm thời không chuẩn bị hàng tự động.

② Bạn có thể thiết lập nếu tỷ suất lợi nhuận ước tính thấp hơn hoặc bằng một mức nào đó thì không tự động chuẩn bị hàng. Lưu ý: tính năng này hỗ trợ đơn hàng từ Shopee, Lazada, TikTok Shop, đơn hàng thủ công, đơn hàng Messenger và đơn hàng bán lẻ POS.

③ Bạn có thể thiết lập nếu đơn hàng đặt trước vẫn chưa gần tới hạn trong một khoảng thời gian nhất định thì chưa cần tự động xử lý. Ví dụ: đơn vẫn còn hơn 4 tiếng trước hạn thì chưa cần chuẩn bị hàng. Lưu ý: tính năng này chỉ áp dụng cho Shopee, Lazada và TikTok Shop.

④ Bạn có thể cài đặt không tự động chuẩn bị hàng cho đơn hàng mẫu TikTok.

⑤ Bạn có thể chọn không tự động chuẩn bị hàng cho đơn phá giá phân phối. Do các đơn hàng này thường cần nhà cung cấp xác nhận lại với nhà phân phối trước khi xử lý và giao hàng.

⑥ Bạn có thể thiết lập nếu Đơn hàng có tin nhắn người mua hoặc ghi chú người bán sẽ không tự động chuẩn bị hàng, giúp bạn kiểm tra nội dung ghi chú trước khi xử lý đơn.

⑦ Bạn có thể cài đặt đơn hàng có ký hiệu sẽ không tự động chuẩn bị hàng. Sau khi bật, bạn có thể chọn Phải chứa tất cả ký hiệu hoặc Chỉ cần chứa một số ký hiệu nhất định, ví dụ ký hiệu “Đơn hàng marketing”.

⑧ Bạn có thể thiết lập nếu đơn hàng chứa sản phẩm chỉ định sẽ không tự động chuẩn bị hàng. Tính năng này phù hợp với những sản phẩm đặc biệt cần kiểm tra hoặc xử lý riêng trước khi giao hàng.

Sau khi hoàn tất tất cả thiết lập, chỉ cần nhấn “Lưu” là xong.

 

III. Quản lý quy tắc

Trong danh sách quy tắc đã tạo, ngoài việc chỉnh sửa hoặc xóa quy tắc, bạn còn có thể thực hiện các thao tác sau:

1. Thiết lập mức độ ưu tiên: Nếu bạn tạo nhiều quy tắc khác nhau, bạn có thể thiết lập mức độ ưu tiên ngay trong danh sách quy tắc. Số càng nhỏ thì mức độ ưu tiên càng cao.

2. Xem nhật ký thay đổi: Bạn có thể xem thời gian thay đổi, nội dung thay đổi và người thực hiện đối với từng quy tắc, giúp bạn quản lý quy tắc hiệu quả hơn.

Sau khi chuẩn bị hàng thành công, đơn hàng sẽ tự động chuyển sang danh sách [Chờ in], nơi bạn có thể thực hiện các thao tác như in phiếu giao hàng, nhặt hàng, đóng gói và bàn giao hàng.