Hướng dẫn quản lý số seri hàng hóa trên BigSeller

I. Giới thiệu

Tính năng quản lý số seri (Serial Number) trên BigSeller giúp nhà bán hàng quản lý chính xác các sản phẩm có giá trị cao như thiết bị điện tử 3C, đồ gia dụng, linh kiện công nghệ, sản phẩm cao cấp và các mặt hàng yêu cầu truy xuất nguồn gốc đến từng đơn vị sản phẩm.

Sau khi bật tính năng, hệ thống sẽ gán cho mỗi sản phẩm một số seri duy nhất và thực hiện quản lý xuyên suốt từ nhập kho, xuất kho, giao hàng đến hoàn trả, giúp nhà bán hàng dễ dàng theo dõi lịch sử luân chuyển của từng sản phẩm.

 

II. Các điểm lưu ý

1. Tính năng này hiện chỉ hỗ trợ người dùng VIP, bạn có thể vào Dịch vụ đăng ký để tìm hiểu các gói chi tiết.
2. Tính năng này hiện chỉ áp dụng cho SKU đơn độc, không hỗ trợ SKU combo.

 

III. Bật quản lý số seri hàng hóa

Tính năng cần được bật ở cả cấp độ hệ thống và cấp độ SKU.

3.1 Bật quản lý số seri toàn hệ thống

Truy cập vào Cài đặt > Cài đặt tồn kho > Quản lý trong kho > Bật [Quản lý số seri (mã SN)]


Hệ thống cung cấp 2 chế độ quản lý:

① Nhập số seri khi xuất kho:

• Khi xuất kho đơn hàng, xuất kho thủ công cần bắt buộc nhập số seri.
• Phù hợp nhất với: Các nhà bán hàng chỉ có nhu cầu ngăn ngừa việc giao trùng hàng và duy trì hồ sơ hậu mãi đơn giản.

② Nhập số seri khi nhập/xuất kho:

• Khi xuất kho đơn hàng, xuất kho thủ công, nhập kho, nhận hàng cần bắt buộc nhập số seri.
• Phù hợp nhất với: Các nhà bán hàng kinh doanh linh kiện điện tử 3C, đồ gia dụng và các mặt hàng giá trị cao khác có yêu cầu nghiêm ngặt về việc truy xuất nguồn gốc đến từng đơn vị sản phẩm.

3.2 Bật quản lý số seri cho SKU

Sau khi bật công tắc toàn cục, cần bật quản lý số seri riêng cho từng SKU.

Cách 1: Chỉnh sửa SKU đơn lẻ

Truy cập vào mô-đun Tồn kho > SKU hàng hóa > Chỉnh sửa SKU > Thông tin cơ bản > Bật nút [Quản lý số seri]


Cách 2: Bật hàng loạt

Truy cập vào mô-đun Tồn kho > SKU hàng hóa > Thao tác hàng loạt > Bật quản lý số seri


Cách 3: Nhập tập tin để tạo & cập nhật SKU

Khi tạo mới hoặc cập nhật thông tin SKU hàng hóa bằng tập tin, có thể cấu hình trường [Bật Quản lý số seri] để kích hoạt tính năng cho SKU.



 

IV. Nhập số seri hàng hóa

Số seri chỉ bắt buộc điền khi tính năng "Quản lý số seri" của SKU này được bật. Nếu tính năng này tắt, trường số seri sẽ là tùy chọn (không bắt buộc) và thông tin nhập vào chỉ mang tính chất tham khảo.

4.1 Nhập số seri khi nhập kho

Các phương thức hỗ trợ điền số seri: Nhập kho thủ công, Quét nhận hàng, Nhận hàng đặt hàng, Nhận hàng chuyển kho và Nhập kho hàng hoàn trả.
Sau khi bật chế độ "Nhập số seri khi nhập / xuất kho", khi thực hiện nhập kho theo các phương thức trên, số lượng số seri phải khớp hoàn toàn với số lượng tồn kho thực nhập, không được phép nhập số seri trùng lặp.

Ví dụ: Nhập kho thủ công
Bước 1: Truy cập vào mô-đun Tồn kho > Nhập kho thủ công > Tạo phiếu nhập kho


Bước 2: Chọn kho nhập kho tương ứng > Chọn hoặc quét SKU hàng hóa


Bước 3: Nhập số lượng nhập kho và điền số seri tương ứng

Xác thực hàng hoàn trả:
Khi thao tác nhập kho hàng hoàn trả và nhập số seri, hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem số seri hoàn trả có khớp hoàn toàn với số seri đã xuất kho gốc hay không. Nếu không khớp, phiếu nhập kho hoàn trả sẽ thất bại — giúp ngăn chặn hiệu quả hành vi gian lận "tráo hàng hoàn trả".

4.2 Nhập số seri khi xuất kho

Các phương thức hỗ trợ điền số seri: Xuất kho thủ công, Xuất kho chuyển kho, Nhấn nút Giao hàng trong danh sách Chờ in/Wave picking, Công cụ tự động giao hàng
Khi thực hiện xuất kho theo các phương thức trên, số lượng số seri phải khớp hoàn toàn với số lượng tồn kho thực xuất và không được phép nhập số seri trùng lặp.

Ví dụ: Xuất kho thủ công
Bước 1: Truy cập vào mô-đun Tồn kho > Xuất kho thủ công > Tạo phiếu xuất kho


Bước 2: Chọn kho xuất kho tương ứng > Chọn hoặc quét SKU hàng hóa


Bước 3: Nhập số lượng xuất kho và số seri tương ứng


Xác thực giao hàng:
Khi đơn hàng mới được đồng bộ vào BigSeller, bạn có thể nhật số seri cho những SKU cần quản lý theo số seri.


Khi thực hiện giao hàng, hệ thống sẽ tiến hành kiểm tra và xử lý theo các trường hợp sau:
① Trường hợp SKU CÓ điền mã seri: Đơn hàng chỉ có thể xuất kho bình thường nếu số seri hợp lệ và đang ở trạng thái "Còn hàng" Trong kho.

• Nếu nhập số seri mới: Hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ, sau đó tự động liên kết số này với SKU hàng hóa ở trạng thái "Còn hàng" để có thể giao hàng.
• Nếu nhập số seri đã tồn tại: Hệ thống sẽ kiểm tra xem số seri đó có hợp lệ và có đang ở trạng thái "Còn hàng" hay không, nếu không thỏa mãn sẽ báo lỗi.

② Trường hợp SKU KHÔNG điền mã seri: Hệ thống sẽ bỏ qua bước kiểm tra này, SKU có thể xuất kho như bình thường.

 

V. Quản lý số seri hàng hóa

Sau khi bật tính năng, hệ thống sẽ bổ sung trang [Quản lý Serial Number] trong mô-đun Tồn kho.


Tại trang này bạn có thể theo dõi những thông tin liên quan số seri: SKU tương ứng, Kho, Trạng thái, Chứng từ liên kết, Đơn hàng liên kết...

• Thời gian lưu trữ dữ liệu: Các số seri ở trạng thái Đã xuất kho sẽ được hệ thống lưu giữ tối đa trong vòng 2 năm.
• Quản lý thuộc tính hàng hóa: Khi sử dụng tính năng quản lý hàng lỗi, thuộc tính của số seri sẽ được xác định dựa trên vị trí lưu trữ thực tế của hàng hóa.
• Nhập dữ liệu số seri: Hỗ trợ sử dụng chức năng [Nhập & Tạo] để nhập hàng loạt số seri cho số lượng hàng hiện đang tồn kho.